Politique de
Confidentialité

Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via ClosePeak est :

Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du service ClosePeak et de l'extension navigateur, les données suivantes sont collectées :

• Audio des appels : voix du commercial capturée via le microphone de l'appareil, et voix du prospect capturée via l'audio de l'onglet actif de la plateforme d'appel (Google Meet, y compris depuis Gmail, ou client web Microsoft Teams, Zoom ou Webex)
• Transcriptions : texte généré automatiquement à partir des flux audio
• Métadonnées d'appel : durée, date, ratio de prise de parole, identifiant de session
• Données de compte : adresse e-mail, nom, identifiant utilisateur
• Données d'abonnement : plan souscrit, date de renouvellement
• Données d'équipe, pour l'offre Agence : invitations envoyées, date d'arrivée dans l'équipe, limite mensuelle d'heures, acceptation des conditions d'équipe, dates et motif d'un départ, appels partagés avec le compte admin et commentaires sur ces appels, contributions aux défis communs de l'équipe, documents de l'entreprise déposés par le compte admin (texte extrait) et fiche de l'équipe qui en est tirée
• Données de navigation sur les pages publiques : page consultée, site d'où vous venez et un identifiant de visite temporaire, à l'exclusion de votre adresse IP. Ces données ne sont pas rattachées à un compte et ne sont collectées que sur les pages accessibles sans connexion

Finalités du traitement

Les données collectées sont traitées aux fins suivantes :

Destinataires des données

Vos données peuvent être transmises aux catégories de prestataires suivantes, agissant en qualité de sous-traitants :

Équipes Agence

Dans l'offre Agence, un compte admin invite des membres par e-mail. L'invitation porte l'adresse de la personne invitée ; elle est valable 7 jours, et une invitation qui n'a pas été acceptée est supprimée 30 jours après son expiration.

Ce que voit le compte admin, pour chaque compte de l'équipe, le sien compris : son nom, son adresse e-mail, sa date d'arrivée dans l'équipe, les heures de copilote utilisées sur le cycle en cours et sa limite mensuelle. Pour les appels faits depuis l'arrivée dans l'équipe, et pour eux seulement, il voit aussi leur rapport : date, durée, plateforme, nom du prospect saisi par le membre, scores, résumé, moment clé, objections relevées avec leurs conseils, actions recommandées, et verdicts des critères de l'équipe. Il voit enfin une vue d'ensemble de l'équipe, qui regroupe les scores et les objections des membres, hors compte admin, dès que trois membres au moins ont un appel analysé sur la période. Cette vue ne nomme aucun membre, mais le compte admin lit déjà chaque rapport.

Ce qu'il ne voit pas, sauf partage : la transcription des appels, ni les mots exacts du prospect relevés dans les objections. Les rapports sont rédigés sans citer les paroles du prospect ; sur un rapport produit avant ce changement, les textes (résumé, moment clé, conseils et actions) ne lui sont pas montrés, seuls les scores et les objections le sont.

Partage d'un appel. Un membre peut partager un appel fait depuis son arrivée dans l'équipe avec le compte admin, de lui-même ou à la demande de celui-ci, qu'il peut aussi refuser. Le compte admin lit alors la transcription de cet appel, paroles du prospect comprises, et peut commenter chaque ligne ; le membre donne à chaque commentaire un statut. Aucun autre membre ne voit un appel partagé ni ses commentaires. Le partage et ses commentaires sont supprimés quand le membre le retire, quand il quitte l'équipe, quand l'appel est supprimé, et au plus tard avec la transcription, au bout de 6 mois. Tant que l'abonnement de l'équipe n'est pas réglé, le membre peut seulement retirer un partage ou refuser une demande de partage ; aucun autre partage ni commentaire ne peut être modifié.

Classement du mois. Si le compte admin l'active, chaque compte de l'équipe, compte admin compris, voit pour tous les autres leur nom, l'XP gagnée dans le mois depuis leur arrivée dans l'équipe et leur rang, et rien d'autre : ni adresse e-mail, ni score, ni rapport. Il est désactivé par défaut. Rien n'est conservé pour lui : il est calculé à chaque affichage à partir de l'XP déjà enregistrée. Un membre qui quitte l'équipe n'y figure plus.

Critères de l'équipe. Le compte admin peut écrire de 1 à 5 critères. Chaque appel analysé d'un compte de l'équipe, fait depuis son arrivée, reçoit un verdict par critère (oui, en partie, non ou sans objet), rendu par la même analyse que le rapport : le texte des critères est donc transmis au prestataire d'analyse avec la transcription, sans aucun envoi supplémentaire. Chaque verdict est conservé avec l'analyse de l'appel, avec une copie du critère ; il est supprimé avec l'appel ou le compte, et reste dans l'historique du membre s'il quitte l'équipe. Le compte admin voit les verdicts dans le rapport de chaque appel ; un membre voit ceux de ses propres appels, jamais ceux d'un autre. Les verdicts d'une personne, et pour le compte admin les critères qu'il a écrits, figurent dans l'export de ses données.

Exports. Avec les offres Pro et Agence, le rapport d'un appel s'enregistre en PDF par la fonction d'impression du navigateur : le fichier est produit sur votre appareil, rien ne nous est envoyé et nous n'en gardons aucune copie. Il reprend ce que l'écran affiche, et jamais la transcription, même partagée : un membre y retrouve les paroles du prospect que cite son propre rapport ; sur le rapport d'un membre, le compte admin n'en voit aucune. Le compte admin peut aussi télécharger un fichier CSV des résultats de l'équipe : une ligne par appel analysé depuis l'arrivée de chaque compte, le sien compris, avec le nom du compte (ou, à défaut, son adresse e-mail), la date, le nom du prospect saisi par le membre, la plateforme, la durée, les scores, le temps de parole, le nombre d'objections, l'issue et les verdicts des critères. Ce fichier ne contient aucun texte rédigé, aucune transcription et aucune parole du prospect. Il est produit à la demande et nous n'en gardons aucune copie ; une fois téléchargé, il relève de la responsabilité du compte admin.

Analyse d'offre de l'équipe. Le compte admin d'une équipe active peut lancer, une fois par semaine au plus et dès cinq appels analysés de ses vendeurs, un diagnostic de l'offre que vend l'équipe. Il est produit par le prestataire d'analyse à partir des rapports des appels faits par les membres depuis leur arrivée, sans les appels du compte admin : scores, objections (type, gravité, traitement et moment), verdicts des critères, résumé et moment clé des seuls rapports rédigés sans citation, et la description de l'offre renseignée par le compte admin. Chaque vendeur y est désigné par une lettre. Aucune transcription, aucune parole de prospect, aucun nom de prospect ni de vendeur n'y entre. Seul le compte admin le lit. Il est conservé jusqu'à la génération suivante, qui le remplace, et supprimé 30 jours après la fin de l'abonnement Agence résilié ; appartenant à l'équipe et non à une personne, il ne figure pas dans l'export des données d'un compte. Dans une équipe, l'analyse d'offre de chaque compte ne se met plus à jour d'elle-même : elle se relance à la main.

Documents de l'entreprise. Le compte admin d'une équipe active peut déposer jusqu'à 10 documents décrivant ses procédures de vente : un texte saisi, ou un fichier Word (.docx) ou PDF. Le texte du fichier est extrait à la réception et seul ce texte est conservé : le fichier lui-même n'est enregistré nulle part. Ce texte est transmis au prestataire d'analyse pour en tirer une fiche de l'équipe (un document long y est d'abord résumé, une seule fois). Cette fiche est jointe à l'analyse de chaque appel d'un compte de l'équipe, compte admin compris, dans le même envoi que la transcription ; une version courte est transmise au prestataire des suggestions en direct pendant chaque appel en direct d'un compte de l'équipe. Seul le compte admin voit les documents et la fiche ; il peut retirer un document à tout moment, et la fiche est alors reconstruite sans lui. Documents et fiche sont supprimés 30 jours après la fin de l'abonnement Agence résilié. Les documents et la fiche figurent dans l'export des données du compte admin.

En rejoignant une équipe, le membre accepte expressément que son compte soit géré par le compte admin, et l'écran d'acceptation annonce que l'admin voit les rapports de ses appels. L'acceptation est conservée comme preuve, avec sa date et la version du texte accepté.

Le compte admin peut retirer un membre ou supprimer son compte. Chaque départ est consigné (dates d'arrivée et de départ, motif). Son acceptation, ses départs, ses partages, les commentaires reçus ou écrits et ses contributions aux défis de l'équipe figurent dans l'export de ses données, et ses données d'équipe partent avec son compte.

Transferts hors Union Européenne

Certains de nos prestataires de services peuvent être amenés à traiter des données en dehors de l'Union Européenne. Dans ce cas, ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne, conformément à l'article 46 du RGPD, afin de garantir un niveau de protection adéquat.

Hébergement

La base de données de ClosePeak est hébergée dans l'Union Européenne, en Irlande. Les enregistrements audio et le traitement des appels sont hébergés en Amérique du Nord, chez notre hébergeur.

Durée de conservation

Vos données personnelles sont conservées selon les règles suivantes :

Cookies et stockage local

ClosePeak dépose deux cookies, et rien d'autre : celui qui vous maintient connecté, et celui qui permet de prolonger votre session sans vous redemander vos identifiants. Ni l'un ni l'autre n'est employé pour la mesure d'audience, pour la publicité, ou pour vous suivre d'un site à l'autre. Le service enregistre par ailleurs dans le stockage de votre navigateur ce qui est nécessaire à votre connexion, les préférences que vous exprimez, et un identifiant de visite temporaire servant à compter les visiteurs des pages publiques.

Aucun de ces enregistrements ne requiert votre consentement : ils sont soit strictement nécessaires au service que vous avez demandé, soit couverts par l'exemption de mesure d'audience. ClosePeak ne charge aucun traceur publicitaire ni aucun outil d'analyse tiers.

Vos droits RGPD

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr.

Consentement des participants

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Non-vente des données

Contact & Questions

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à vos données personnelles :