Politique de rétention des données

Principe de limitation de la conservation

Conformément à l'article 5(1)(e) du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),ORBIS ML applique le principe de limitation de la conservation : les données personnelles ne sont conservées que sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

À l'expiration de ces durées, les données font l'objet soit d'une suppression définitive, soit d'une anonymisation irréversible qui les rend impossibles à réattribuer à une personne.

Durées de conservation

Le tableau ci-dessous récapitule les durées de conservation applicables à chaque catégorie de données :

Catégorie de données

Durée

Précisions

Données de compte (email, profil, préférences)

Durée du compte

Supprimées lorsque vous supprimez votre compte depuis l'interface, après une confirmation par mot-clé. La suppression du compte entraîne l'effacement des données personnelles qui ne sont pas soumises à une obligation légale de conservation. Les données comptables nécessaires sont conservées pendant la durée légale applicable.

Enregistrements audio des appels

24 heures maximum

Supprimés dès la fin de la transcription. Aucun enregistrement audio n'est conservé de façon durable, ni au-delà de 24 heures.

Transcriptions des appels

6 mois

Supprimées automatiquement au bout de 6 mois. Vous pouvez les supprimer avant ce terme depuis l'interface, en supprimant l'appel correspondant : cette suppression emporte l'appel et sa transcription. Les extraits enregistrés pendant un appel en direct ne partent pas avec eux, ils sont effacés par la purge des 6 mois ou par la suppression de votre compte.

Analyses des appels

Tant que l'appel existe

Conservées après la suppression de la transcription. Supprimées en même temps que l'appel lorsque vous le supprimez depuis l'interface.

Invitations d'équipe (offre Agence)

30 jours après expiration

Une invitation qui n'a pas été acceptée est supprimée automatiquement 30 jours après son expiration, elle-même fixée à 7 jours après l'envoi. Une invitation acceptée est conservée tant que l'équipe existe.

Données d'équipe (offre Agence)

Durée du compte

Conservées tant que le compte existe : date d'arrivée et limite mensuelle, acceptation des conditions d'équipe (date et version du texte), et chaque départ (dates et motif). Supprimées avec le compte. Le classement du mois ne conserve rien de plus : il est calculé à chaque affichage. Les critères de l'équipe sont supprimés 30 jours après la fin de l'abonnement Agence résilié ; chaque verdict est conservé avec l'analyse de l'appel, et supprimé avec elle. L'analyse d'offre de l'équipe est conservée jusqu'à la génération suivante, qui la remplace, et supprimée 30 jours après la fin de l'abonnement Agence résilié.

Documents de l'entreprise (offre Agence)

30 jours après la fin de l'abonnement résilié

Seul le texte extrait des documents est conservé, jamais le fichier. Les documents sont conservés jusqu'à leur retrait par le compte admin ; la fiche de l'équipe qui en est tirée est remplacée à chaque dépôt ou retrait. Documents et fiche sont supprimés automatiquement 30 jours après la fin de l'abonnement Agence résilié ; une équipe qui reprend un abonnement avant ce terme les garde.

Partages d'appel et commentaires (offre Agence)

6 mois au plus

Conservés tant que le partage existe. Supprimés quand le membre retire le partage, quand il quitte l'équipe, quand l'appel est supprimé, et au plus tard avec la transcription, au bout de 6 mois.

Données de facturation (factures, historique de paiement)

Durée légale applicable

Les données comptables nécessaires sont conservées pendant la durée légale applicable, y compris après la suppression du compte.

Journaux techniques (logs système, logs d'accès)

Politique de l'hébergeur

Les traces techniques sont conservées par l'hébergeur selon sa propre politique. Nous n'en produisons ni n'en conservons pour notre compte.

Données de navigation sur les pages publiques

13 mois

Page consultée, site d'où vient le visiteur et identifiant de visite temporaire, sans adresse IP et sans rattachement à un compte. Supprimées automatiquement au bout de 13 mois. L'identifiant de visite, lui, disparaît à la fermeture de l'onglet. ClosePeak dépose deux cookies, strictement nécessaires à votre connexion et sans rapport avec cette mesure : voir la Politique des cookies.

Suppression et anonymisation

À l'expiration des durées de conservation définies ci-dessus, ORBIS ML procède automatiquement à :

Suppression définitive

Effacement irrémédiable des données des bases de données et systèmes de stockage actifs.

Anonymisation irréversible

Dans certains cas, transformation des données en données agrégées et non ré-identifiables, utilisées uniquement à des fins statistiques.

La suppression ou l'anonymisation des données actives n'entraîne pas leur disparition immédiate des sauvegardes. Les données supprimées disparaissent selon le cycle de rotation des sauvegardes (voir section Sauvegardes ci-dessous).

Droit à l'effacement

Conformément à l'article 17 du RGPD, vous disposez d'un droit à l'effacement de vos données personnelles. Vous pouvez exercer ce droit à tout moment via deux canaux :

📱 Depuis votre compte

Supprimez un appel et sa transcription depuis « Mes appels », avec le bouton « Supprimer » de la ligne concernée. Les extraits enregistrés pendant un appel en direct ne partent pas avec lui : ils sont effacés par la purge automatique des 6 mois, ou par la suppression de votre compte. Pour effacer l'ensemble de votre compte et des données qui s'y rattachent, ouvrez « Paramètres », section « Zone de danger », puis « Supprimer mon compte ». L'effet est immédiat. Le compte admin d'une équipe Agence doit d'abord résilier l'abonnement Agence : la suppression devient possible une fois la période payée terminée.

✉️ Par e-mail

Envoyez votre demande à privacy@closepeak.io. Nous accuserons réception et traiterons votre demande dans un délai maximum d'un (1) mois.

La suppression du compte entraîne l'effacement des données personnelles qui ne sont pas soumises à une obligation légale de conservation. Les données comptables nécessaires sont conservées pendant la durée légale applicable.

Sauvegardes

ORBIS ML maintient des sauvegardes régulières de ses bases de données à des fins de continuité de service et de reprise après incident. Ces sauvegardes sont :

Stockées de manière sécurisée et chiffrée.
Soumises à une rétention limitée : les sauvegardes les plus anciennes sont automatiquement écrasées selon un cycle de rotation.
Les données supprimées par l'utilisateur ou à l'expiration des durées de conservation disparaissent définitivement des sauvegardes à l'issue du cycle de rotation en vigueur.

Contact

Pour toute question relative à la rétention de vos données ou pour exercer vos droits :

ORBIS ML, Équipe protection des données
E-mail : privacy@closepeak.io
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